Per “dematerializzazione” si intende quella procedura in grado di sostituire documenti cartacei con documenti digitali, e che nella maggior parte dei casi si conclude con la conservazione digitale utile a produrre un documento digitale in grado di sostituire a tutti gli effetti di legge l’originale documento cartaceo.
Qualora invece i documenti siano prodotti sin dall’origine già in formato digitale, si parla di “digitalizzazione”, ed anche in questo caso il processo termina con la conservazione digitale, necessaria a preservare i file per gli anni richiesti dalla normativa di riferimento.