Il Document management system (DMS), letteralmente “Sistema di gestione dei documenti” è una categoria di sistemi software che serve a organizzare e facilitare la creazione collaborativa di documenti e di altri contenuti.
Tecnicamente si tratta di un’applicazione lato server che si occupa di eseguire operazioni talvolta massive sui documenti, catalogandoli ed indicizzandoli secondo determinati algoritmi. La definizione talvolta ha sovrapposizioni con il concetto di content management system (gestione dei contenuti). Quando il DMS è utilizzato in un’azienda o in genere in un’organizzazione strutturata, viene spesso denominato enterprise content management (ECM), in questo contesto assume particolare importanza la funzione del workflow.

A partire dagli anni ottanta, un certo numero di fornitori di software hanno cominciato a proporre sistemi per gestire i documenti cartacei. Questi sistemi trattavano unicamente documenti e immagini su supporto cartaceo.

Con l’evoluzione dell’informatizzazione e della produzione digitale, gli applicativi hanno esteso la gestione ai documenti in formato elettronico. I primi sistemi di gestione elettronica dei documenti (EDM) gestivano solamente file scritti in formati proprietari o in un numero limitato di formati standard. Molti di questi sistemi successivamente estesero il supporto anche alla gestione delle immagini e alle versioni digitalizzate o scansionate di documenti originariamente prodotti su carta.

I sistemi EDM si sono evoluti al punto in cui i sistemi potevano gestire qualsiasi tipo di formato di file che poteva essere memorizzato sulla rete. Le applicazioni sono cresciute fino a comprendere documenti elettronici, strumenti di collaborazione, sicurezza, flusso di lavoro e funzionalità di controllo.

Questi sistemi hanno consentito a un’organizzazione di acquisire fax e moduli, di salvare copie dei documenti come immagini e di archiviare i file di immagine nel repository per sicurezza e recupero rapido (recupero reso possibile perché il sistema ha gestito l’estrazione del testo dal documento nel processo di cattura e la funzione di indicizzazione del testo forniva capacità di recupero del testo).

Mentre molti sistemi EDM archiviano i documenti nel loro formato di file nativo (Microsoft Word o Excel, PDF), alcuni sistemi di gestione dei documenti basati sul web stanno iniziando a memorizzare i contenuti sotto forma di HTML. Questi sistemi di gestione delle politiche richiedono[1] che il contenuto venga importato nel sistema. Tuttavia, una volta importato il contenuto, il software agisce come un motore di ricerca in modo che gli utenti possano trovare ciò che stanno cercando più velocemente. Il formato HTML consente una migliore applicazione delle capacità di ricerca come la ricerca full-text e lo stemming